Klauzula informacyjna RODO dla uczestników Programu „Polski Instytut Rekordów”

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest PM Fundacja z siedzibą w Krakowie, ul. Olszanicka 33c, 30-241 Kraków, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001189374, NIP: 6772529436, REGON: 542491998, BDO: 000707785.

Polski Instytut Rekordów jest programem prowadzonym przez PM Fundację.

2. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:

a) elektronicznie: kontakt@rekordy24.pl;

b) listownie: PM Fundacja, ul. Olszanicka 33c, 30-241 Kraków.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, chyba że odrębna informacja opublikowana w Serwisie stanowi inaczej.

3. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe przekazane w związku ze zgłoszeniem i obsługą rekordu, w szczególności:

a) imię i nazwisko;

b) adres e-mail;

c) numer telefonu;

d) adres korespondencyjny, jeżeli został podany;

e) nazwę reprezentowanego podmiotu, funkcję lub stanowisko;

f) dane dotyczące zgłoszonego rekordu, w tym opis rekordu, wynik, kategorię, datę i miejsce próby;

g) dane zawarte w dokumentach, oświadczeniach, protokołach, zdjęciach, nagraniach, materiałach dowodowych i korespondencji;

h) dane rozliczeniowe, jeżeli zgłoszenie wiąże się z płatnością;

i) dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, w tym adres IP, dane urządzenia, dane przeglądarki i identyfikatory cookies, jeżeli mają zastosowanie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) przyjęcie zgłoszenia, kontakt w sprawie zgłoszenia, weryfikacja rekordu, obsługa procedury weryfikacyjnej, certyfikacja rekordu oraz realizacja umowy zawartej z Administratorem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

b) obsługa płatności, wystawianie dokumentów księgowych oraz realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych i prawnych ciążących na Administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

c) dokumentowanie przebiegu zgłoszenia, ochrona praw Administratora, ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa Programu, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ochrona wiarygodności bazy rekordów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

d) publikacja informacji o zatwierdzonym rekordzie, w szczególności imienia, nazwiska, pseudonimu, miejscowości, nazwy podmiotu, kategorii rekordu, wyniku, daty, miejsca i opisu osiągnięcia, jeżeli jest to niezbędne do dokumentowania, prowadzenia i promowania bazy rekordów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru zgłoszenia i zakresu publikacji;

e) publikacja wizerunku, zdjęć, nagrań lub innych materiałów promocyjnych, jeżeli wymagana jest odrębna zgoda osoby, której dane dotyczą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

f) wysyłka informacji marketingowych lub promocyjnych, jeżeli została udzielona odrębna zgoda albo istnieje inna właściwa podstawa prawna, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO;

g) prowadzenie statystyk, analityki, pomiaru skuteczności Serwisu oraz obsługa cookies i podobnych technologii, zgodnie z Polityką Cookies, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO, zależnie od rodzaju wykorzystywanego narzędzia i zakresu danych.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w szczególności: obsługa Programu, dokumentowanie zgłoszeń, prowadzenie i ochrona wiarygodności bazy rekordów, ochrona przed nadużyciami, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami, archiwizacja dokumentacji Programu oraz informowanie o działalności Programu.

5. Dane osób trzecich

Jeżeli w ramach zgłoszenia przekazujesz dane osobowe innych osób, w szczególności uczestników próby, świadków, opiekunów, przedstawicieli organizatora, osób widocznych na zdjęciach lub nagraniach albo osób niepełnoletnich, powinieneś posiadać odpowiednią podstawę do ich przekazania Administratorowi.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, powinieneś poinformować te osoby o przekazaniu ich danych Administratorowi albo zapewnić, że otrzymały one stosowną informację o przetwarzaniu danych.

W przypadku osób niepełnoletnich wymagane może być działanie przedstawiciela ustawowego albo uzyskanie jego zgody.

6. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

a) dostawcy usług technicznych, informatycznych, hostingowych, pocztowych i administracyjnych;

b) dostawcy systemów formularzy, systemów płatności, systemów księgowych, narzędzi analitycznych, marketingowych i komunikacyjnych;

c) biuro rachunkowe, doradcy prawni, doradcy podatkowi i inni profesjonalni doradcy;

d) eksperci, konsultanci, członkowie komisji weryfikacyjnych, świadkowie lub podmioty współpracujące przy ocenie rekordu;

e) operatorzy płatności i banki, jeżeli zgłoszenie wiąże się z płatnością;

f) organy publiczne, sądy, urzędy lub inne uprawnione instytucje, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa;

g) opinia publiczna, użytkownicy Serwisu, media i odbiorcy kanałów komunikacji Programu, wyłącznie w zakresie danych i materiałów opublikowanych w związku z uznanym rekordem albo działaniami promocyjnymi Programu.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych narzędzi zewnętrznych, w szczególności usług informatycznych, analitycznych, marketingowych, hostingowych, komunikacyjnych lub multimedialnych, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na zasadach przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń.

8. Czas przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

a) w zakresie obsługi zgłoszenia i realizacji Usługi weryfikacyjnej – przez czas trwania procedury oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;

b) w zakresie dokumentacji zatwierdzonych rekordów – przez okres prowadzenia bazy rekordów i funkcjonowania Programu, o ile istnieje podstawa prawna dalszego przetwarzania, w szczególności dokumentacyjny, archiwalny lub historyczny charakter bazy rekordów;

c) w zakresie danych opublikowanych w bazie rekordów lub materiałach informacyjnych – przez okres publikacji rekordu, chyba że skutecznie zażądasz usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania, a Administrator nie będzie posiadał innej podstawy prawnej dalszego przetwarzania;

d) w zakresie danych księgowych i podatkowych – przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

e) w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;

f) w zakresie danych przetwarzanych w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń albo prawomocnego zakończenia właściwego postępowania.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo do:

a) dostępu do swoich danych osobowych;

b) sprostowania danych;

c) usunięcia danych;

d) ograniczenia przetwarzania;

e) przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;

g) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;

h) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Realizacja niektórych praw może być ograniczona, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, dokumentowania rekordu, ochrony praw osób trzecich albo realizacji innych prawnie uzasadnionych celów Administratora.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia, zawarcia umowy, przeprowadzenia weryfikacji, obsługi płatności lub wydania certyfikatu jest konieczne.

Brak podania danych wymaganych do obsługi zgłoszenia może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia, przeprowadzenie procedury weryfikacyjnej, wydanie certyfikatu albo udział w Programie.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych lub marketingowych może dochodzić do profilowania technicznego lub reklamowego przez dostawców tych narzędzi, w zakresie wynikającym z ich działania oraz udzielonych zgód.

12. Dodatkowe informacje

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w Serwisie, plików cookies, narzędzi zewnętrznych oraz zasad publikacji danych mogą być określone również w Polityce Prywatności, Polityce Cookies, Regulaminie Programu oraz formularzach zgłoszeniowych.