Polityka Prywatności – Polski Instytut Rekordów

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego Programu „Polski Instytut Rekordów” oraz usług świadczonych w ramach tego Programu.
2. Administratorem danych osobowych jest PM Fundacja z siedzibą w Krakowie, ul. Olszanicka 33c, 30-241 Kraków, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001189374, NIP: 6772529436, REGON: 542491998, BDO: 000707785, dalej jako „Administrator” albo „Fundacja”.
3. Polski Instytut Rekordów jest programem prowadzonym przez PM Fundację. W ramach Programu Fundacja przyjmuje zgłoszenia rekordów, prowadzi ich formalną i merytoryczną weryfikację, dokumentuje próby bicia rekordów, publikuje informacje o rekordach oraz prowadzi działania informacyjne, promocyjne i organizacyjne związane z Programem.
4. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy korespondencyjnie na adres siedziby Fundacji wskazany powyżej oraz za pomocą danych kontaktowych opublikowanych w Serwisie.
5. Przez „Serwis” rozumie się stronę internetową oraz powiązane formularze, funkcjonalności i kanały komunikacji wykorzystywane przez Program „Polski Instytut Rekordów”.
6. Przez „Użytkownika” rozumie się każdą osobę korzystającą z Serwisu, w tym osobę zgłaszającą rekord, uczestnika próby bicia rekordu, świadka, przedstawiciela organizatora, osobę kontaktową, osobę dokonującą płatności, osobę zapisaną do komunikacji elektronicznej albo osobę kontaktującą się z Fundacją.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

1. Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:a) dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, nazwa podmiotu, funkcja lub stanowisko;b) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;c) dane dotyczące zgłoszenia rekordu, w tym opis rekordu, kategoria rekordu, miejsce, data, okoliczności i przebieg próby;d) dane osób uczestniczących w próbie bicia rekordu, w tym uczestników, organizatorów, świadków, opiekunów, przedstawicieli instytucji lub podmiotów współpracujących;e) dane zawarte w dokumentach, oświadczeniach, formularzach, załącznikach, materiałach dowodowych, zdjęciach, nagraniach wideo, nagraniach audio, protokołach, raportach, korespondencji i innych materiałach przekazanych Administratorowi;f) dane rozliczeniowe i księgowe, jeżeli w związku z Programem pobierana jest opłata, darowizna albo inna płatność;g) dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, dane przeglądarki, dane urządzenia, data i godzina połączenia, informacje o aktywności w Serwisie;h) dane dotyczące zgód, preferencji komunikacyjnych i ustawień cookies.
2. Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i Programu. Inny zakres danych może dotyczyć osoby tylko przeglądającej stronę, a inny osoby zgłaszającej rekord albo przekazującej dokumentację próby bicia rekordu.
3. Administrator przetwarza wyłącznie dane adekwatne do celów, w których zostały zebrane.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:a) obsługa zapytań, korespondencji i kontaktu z Użytkownikami;b) przyjmowanie i obsługa zgłoszeń rekordów;c) weryfikacja formalna i merytoryczna zgłoszeń;d) dokumentowanie prób bicia rekordów;e) potwierdzanie wyników, prowadzenie rejestrów, zestawień i dokumentacji Programu;f) publikowanie informacji o rekordach, rekordzistach, organizatorach, wydarzeniach i wynikach, jeżeli wynika to z charakteru Programu, udzielonych zgód, umów, regulaminu albo prawnie uzasadnionego interesu Administratora;g) przygotowywanie certyfikatów, zaświadczeń, dyplomów, raportów, komunikatów i materiałów informacyjnych;h) obsługa płatności, rozliczeń, księgowości i obowiązków podatkowych;i) dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami;j) zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i utrzymanie prawidłowego działania strony;k) prowadzenie statystyk, analiz i pomiaru skuteczności Serwisu;l) prowadzenie działań promocyjnych, marketingowych i informacyjnych dotyczących Programu, jeżeli istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna;m) obsługa cookies i podobnych technologii zgodnie z Polityką Cookies.
2. Podstawą prawną przetwarzania danych może być:a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, zawarcia umowy albo wykonania umowy;b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków rachunkowych, podatkowych lub archiwizacyjnych;c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak obsługa Programu, dokumentowanie zgłoszeń, zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami, prowadzenie podstawowych analiz i promocja działalności Administratora;d) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na określony cel przetwarzania, w szczególności w zakresie opcjonalnych cookies, wybranych działań marketingowych, publikacji wizerunku albo otrzymywania komunikacji elektronicznej, gdy taka zgoda jest wymagana.
3. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 4. Formularze zgłoszeniowe i obsługa rekordów

1. W przypadku przesłania zgłoszenia rekordu Administrator przetwarza dane niezbędne do przyjęcia, oceny, weryfikacji i obsługi zgłoszenia.
2. Zgłaszający powinien przekazywać wyłącznie dane prawdziwe, aktualne i niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia.
3. Jeżeli zgłaszający przekazuje dane innych osób, w szczególności uczestników, świadków, opiekunów, przedstawicieli organizatora lub osób widocznych w materiałach dowodowych, powinien posiadać odpowiednią podstawę do ich przekazania Administratorowi oraz poinformować te osoby o przekazaniu danych, o ile jest to wymagane przepisami prawa.
4. Materiały dowodowe przekazywane w ramach zgłoszenia, takie jak zdjęcia, nagrania, protokoły, oświadczenia i dokumenty, mogą zawierać dane osobowe. Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów Programu.
5. Administrator może odmówić przyjęcia lub dalszego wykorzystywania materiałów, które zawierają dane nadmiarowe, dane osób niezwiązanych ze zgłoszeniem albo treści naruszające prawo, dobra osobiste lub prawa osób trzecich.

§ 5. Publikacja informacji o rekordach

1. Charakter Programu „Polski Instytut Rekordów” może wiązać się z publikowaniem informacji o rekordach, rekordzistach, organizatorach, wydarzeniach, wynikach, miejscach i datach prób bicia rekordów.
2. Zakres publikowanych informacji powinien być ograniczony do danych niezbędnych z punktu widzenia dokumentowania i promowania rekordu oraz działalności Programu.
3. Publikacja wizerunku, zdjęć, nagrań lub innych materiałów identyfikujących osobę może wymagać odrębnej podstawy prawnej, w szczególności zgody, umowy, regulaminu wydarzenia albo innej podstawy przewidzianej prawem.
4. W przypadku osób małoletnich publikacja danych lub wizerunku powinna odbywać się ze szczególną ostrożnością i z uwzględnieniem zgód lub uprawnień przedstawicieli ustawowych, jeżeli są wymagane.

§ 6. Płatności, rozliczenia i dokumentacja księgowa

1. Jeżeli w ramach Programu pobierane są opłaty, darowizny albo inne płatności, Administrator może przetwarzać dane niezbędne do obsługi płatności, identyfikacji wpłaty, wystawienia dokumentów księgowych oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych.
2. W przypadku korzystania z zewnętrznych operatorów płatności dane mogą być przekazywane podmiotom obsługującym płatność w zakresie niezbędnym do jej realizacji.
3. Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa.

§ 7. Kontakt elektroniczny i komunikacja

1. W przypadku kontaktu z Administratorem drogą elektroniczną, telefoniczną, pocztową lub za pomocą formularza kontaktowego, Administrator przetwarza dane podane przez osobę kontaktującą się w celu udzielenia odpowiedzi i obsługi sprawy.
2. Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej lub informacyjnej, Administrator może przetwarzać jego dane w celu przesyłania takich informacji.
3. Zgoda na komunikację marketingową może zostać w każdej chwili wycofana.
4. Administrator może przesyłać komunikaty techniczne, organizacyjne lub formalne związane ze zgłoszeniem, umową, płatnością albo obsługą sprawy, jeżeli jest to niezbędne do realizacji danego procesu.

§ 8. Cookies, analityka i narzędzia zewnętrzne

1. Serwis może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.
2. Szczegółowe zasady stosowania cookies określa Polityka Cookies Serwisu.
3. Serwis może wykorzystywać narzędzia analityczne, marketingowe i multimedialne, w szczególności Google Analytics, Meta Pixel oraz narzędzia wideo, takie jak YouTube, jeżeli zostały wdrożone w Serwisie.
4. Cookies niezbędne technicznie mogą być stosowane bez zgody Użytkownika, jeżeli są konieczne do prawidłowego działania Serwisu.
5. Cookies analityczne, statystyczne, marketingowe i inne cookies opcjonalne są stosowane po wyrażeniu odpowiedniej zgody przez Użytkownika, jeżeli przepisy wymagają takiej zgody.
6. Użytkownik może zaakceptować opcjonalne cookies, odrzucić je albo wybrać poszczególne kategorie cookies. Użytkownik może także zmienić swoje preferencje lub wycofać zgodę za pomocą panelu zarządzania zgodami dostępnego w Serwisie.
7. Wycofanie zgody na cookies nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

§ 9. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Serwisu i Programu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:a) dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, systemów informatycznych i usług technicznych;b) podmioty obsługujące formularze, systemy zgłoszeniowe, systemy płatności i księgowość;c) biura rachunkowe, doradcy prawni, doradcy podatkowi i inni profesjonalni doradcy;d) podmioty świadczące usługi analityczne, marketingowe, reklamowe i multimedialne;e) podmioty współpracujące przy organizacji, weryfikacji lub dokumentowaniu rekordów;f) organy publiczne, sądy, urzędy lub inne uprawnione instytucje, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
3. Dane mogą być również publikowane w Serwisie lub kanałach komunikacji Administratora w zakresie związanym z dokumentowaniem i promowaniem rekordów, jeżeli istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna.

§ 10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z niektórych narzędzi zewnętrznych, w szczególności usług dostarczanych przez globalnych dostawców technologicznych, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
2. Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to zgodnie z mechanizmami przewidzianymi przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych dopuszczalnych zabezpieczeń.
3. Zakres i zasady przetwarzania danych przez dostawców zewnętrznych mogą wynikać również z ich własnych polityk prywatności i dokumentów dotyczących ochrony danych.

§ 11. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane.
2. Dane związane z obsługą zapytań i korespondencji są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
3. Dane związane ze zgłoszeniami rekordów, dokumentacją prób bicia rekordów, weryfikacją i publikacją wyników mogą być przechowywane przez okres funkcjonowania Programu oraz przez okres niezbędny do dokumentowania historii rekordów, ochrony praw Administratora, ochrony praw osób trzecich, rozpatrywania sporów i zapewnienia wiarygodności Programu.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
5. Dane przetwarzane w celach księgowych, podatkowych i rachunkowych są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
6. Dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami są przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń albo zakończenia właściwego postępowania.

§ 12. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa przewidziane w RODO, w szczególności:a) prawo dostępu do danych;b) prawo do sprostowania danych;c) prawo do usunięcia danych;d) prawo do ograniczenia przetwarzania;e) prawo do przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;g) prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;h) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Realizacja niektórych praw może być ograniczona, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, dokumentowania rekordu, ochrony praw osób trzecich albo realizacji innych prawnie uzasadnionych celów Administratora.
3. Wniosek dotyczący realizacji praw można skierować do Administratora za pomocą danych kontaktowych wskazanych w Serwisie albo korespondencyjnie na adres siedziby Fundacji.

§ 13. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale w określonych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z Serwisu, przesłania zgłoszenia, udziału w Programie, uzyskania odpowiedzi, dokonania płatności albo otrzymania dokumentu potwierdzającego rekord.
2. Brak podania danych wymaganych w formularzu zgłoszeniowym może uniemożliwić przyjęcie albo rozpatrzenie zgłoszenia.
3. Brak zgody na opcjonalne cookies nie uniemożliwia korzystania z Serwisu, z wyjątkiem funkcji, które wymagają użycia określonych narzędzi zewnętrznych.

§ 14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Użytkowników wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
2. W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych lub marketingowych może dochodzić do profilowania technicznego lub reklamowego przez dostawców tych narzędzi, w zakresie wynikającym z ich działania oraz zgód udzielonych przez Użytkownika.
3. Użytkownik może zarządzać zgodami dotyczącymi narzędzi analitycznych i marketingowych za pomocą panelu zarządzania zgodami dostępnego w Serwisie.

§ 15. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą, ujawnieniem lub wykorzystaniem niezgodnym z prawem.
2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań związanych z prowadzeniem Serwisu lub Programu.
3. Administrator podejmuje działania mające na celu ograniczenie zakresu przetwarzanych danych do danych niezbędnych dla danego celu.

§ 16. Dane osób małoletnich

1. Jeżeli zgłoszenie rekordu, próba bicia rekordu albo przekazane materiały dotyczą osoby małoletniej, zgłaszający powinien zapewnić wymaganą podstawę udziału tej osoby oraz przetwarzania jej danych, w szczególności zgodę przedstawiciela ustawowego, jeżeli jest wymagana.
2. Dane osób małoletnich są przetwarzane ze szczególną ostrożnością i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów Programu.
3. Administrator może odmówić publikacji lub dalszego wykorzystywania materiałów dotyczących osoby małoletniej, jeżeli uzna, że mogłoby to naruszać jej dobro, prywatność, bezpieczeństwo lub prawa.

§ 17. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie.

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, funkcjonalności Serwisu, sposobu prowadzenia Programu, zakresu przetwarzanych danych albo stosowanych narzędzi.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Serwisie.