Czy podczas targów można ustanowić rekord Polski?

Tak. Targi, expo, konferencja branżowa, wydarzenie wystawiennicze albo premiera produktu mogą być dobrym miejscem na próbę ustanowienia rekordu Polski.

Rekord może zostać przygotowany przez organizatora targów, wystawcę, markę, producenta, dystrybutora, agencję eventową, agencję PR albo partnera wydarzenia.

Najważniejsze jest to, aby próba miała jasny wynik, konkretne zasady i dokumentację pozwalającą sprawdzić, co faktycznie zostało osiągnięte.

Kiedy rekord na targach ma sens?

Rekord dobrze sprawdza się wtedy, gdy organizator lub wystawca chce wyróżnić się wśród wielu stoisk, prezentacji i standardowych atrakcji targowych.

Może być częścią:

• premiery produktu,
• otwarcia targów,
• programu sceny głównej,
• aktywacji marki na stoisku,
• kampanii promocyjnej,
• akcji samplingowej,
• wydarzenia dla wystawców,
• konferencji branżowej,
• pokazu technologii,
• akcji charytatywnej lub społecznej,
• wydarzenia kulinarnego, edukacyjnego albo sportowego,
• jubileuszu firmy, produktu lub organizatora targów.

Rekord ma największy sens wtedy, gdy da się go łatwo zapowiedzieć, szybko zrozumieć i dobrze pokazać w materiałach po wydarzeniu.

Co może być rekordem podczas targów?

Rekordem może być próba, którą da się jasno opisać, policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do branży, stoiska, produktu, miejsca wydarzenia i grupy odbiorców.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba osób biorących udział w jednej aktywacji targowej,
• największa degustacja produktu podczas targów,
• największa liczba próbek rozdanych w określonym czasie,
• największa liczba uczestników warsztatu, szkolenia albo prezentacji,
• największa instalacja promocyjna na stoisku,
• największa mozaika, napis albo konstrukcja z produktów marki,
• największa liczba demonstracji produktu w określonym czasie,
• największa liczba podpisów, zgłoszeń, deklaracji albo ankiet zebranych podczas wydarzenia,
• największa akcja edukacyjna na targach,
• największa akcja charytatywna z udziałem odwiedzających,
• największy wspólny pokaz, trening albo aktywność publiczności,
• największe wspólne zdjęcie uczestników wydarzenia targowego.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord dla organizatora targów, wystawcy lub marki

Próbę rekordową można dopasować do różnych celów i różnych uczestników wydarzenia.

• Organizator targów może wykorzystać rekord jako punkt programu, który zwiększa zainteresowanie wydarzeniem.
• Wystawca może zbudować rekord wokół produktu, usługi, prezentacji albo aktywności na stoisku.
• Marka może użyć rekordu jako części premiery, kampanii promocyjnej albo akcji samplingowej.
• Agencja eventowa może przygotować rekord jako mocny element scenariusza dla klienta.
• Partner społeczny może połączyć rekord z edukacją, profilaktyką, ekologią albo zbiórką.

Najlepszy rekord targowy nie powinien wyglądać jak przypadkowa atrakcja. Powinien wynikać z charakteru branży, produktu lub wydarzenia.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać wydarzenie, organizatora, miejsce, termin, przewidywaną liczbę uczestników i wynik, który ma zostać osiągnięty.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia, pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord podczas targów?

Dokumentacja zależy od rodzaju próby. Przy rekordach targowych często trzeba potwierdzić liczbę uczestników, liczbę wykonanych działań, liczbę próbek, czas trwania, liczbę prezentacji, wagę, długość, powierzchnię albo inny konkretny wynik.

W zależności od próby potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przygotowania i przebiegu próby,
• nagranie wideo,
• lista uczestników, jeżeli jest wymagana,
• protokół z próby,
• oświadczenia świadków,
• pomiar liczby, czasu, długości, wagi albo powierzchni,
• opis zasad próby,
• dokumentacja miejsca wydarzenia, stoiska lub sceny,
• materiały potwierdzające osiągnięty wynik,
• informacja o osobach odpowiedzialnych za liczenie, pomiar i przebieg próby.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. W dniu targów zwykle jest zbyt dużo elementów organizacyjnych, żeby dopiero wtedy doprecyzowywać zasady potwierdzania wyniku.

Logistyka hali targowej i stoiska

Targi mają własne ograniczenia: harmonogram wejść, ruch odwiedzających, sąsiednie stoiska, regulamin obiektu, ochrona, nagłośnienie, przestrzeń ekspozycyjna i czas montażu. Rekord trzeba wpisać w te warunki bez blokowania wydarzenia.

Warto wcześniej ustalić miejsce próby, godzinę, prowadzącego, sposób zaproszenia uczestników, punkt liczenia, strefę dokumentacji i osoby odpowiedzialne za przebieg.

Dobrze przygotowany rekord targowy powinien być widoczny, ale jednocześnie prosty organizacyjnie i bezpieczny dla odwiedzających.

Rekord a promocja na targach

Rekord może pomóc przyciągnąć odwiedzających do stoiska, wzmocnić premierę produktu, zwiększyć zainteresowanie mediów i dać konkretny temat do komunikacji po wydarzeniu.

Po pozytywnej weryfikacji organizator może informować o ustanowieniu rekordu zgodnie z zakresem potwierdzonej próby i wydanego certyfikatu.

Warto jednak pamiętać, że sama popularność stoiska lub duży ruch na targach nie oznaczają jeszcze potwierdzenia rekordu. Decyduje wynik, dokumentacja i pozytywna weryfikacja.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji organizator, wystawca lub marka może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów, wystawców lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach targowych

Najczęstszy błąd to traktowanie rekordu jak zwykłej atrakcji na stoisku. Jeżeli nie ma jasnych zasad i dokumentacji, wynik może być trudny do potwierdzenia.

Warto unikać:

• braku mierzalnego wyniku,
• nieprecyzyjnego liczenia uczestników lub wykonanych działań,
• braku jasnego początku i końca próby,
• braku osoby odpowiedzialnej za dokumentację,
• braku nagrania wideo lub zdjęć z przebiegu,
• braku protokołu albo świadków,
• zmieniania zasad w trakcie wydarzenia,
• zgłaszania rekordu po targach bez pełnych materiałów.

Dobrze przygotowany rekord na targi nie musi być skomplikowany. Musi mieć jednak jasne zasady i wynik, który można później sprawdzić.

Ile kosztuje rekord na targi?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji, dokumentacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta aktywacja na stoisku, a inaczej duże wydarzenie targowe z udziałem wielu wystawców, sceny, mediów, partnerów i odwiedzających.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord na targach?

Rekord może zgłosić:

• organizator targów,
• wystawca,
• marka lub producent,
• dystrybutor,
• hala targowa lub centrum wystawiennicze,
• agencja eventowa,
• agencja PR lub reklamowa,
• organizator konferencji branżowej,
• partner wydarzenia,
• fundacja lub stowarzyszenie realizujące akcję społeczną,
• firma odpowiedzialna za stoisko lub aktywację marki.

Próba może odbyć się na stoisku, scenie targowej, w hali, strefie pokazowej, przestrzeni zewnętrznej, sali konferencyjnej albo innym miejscu dopasowanym do charakteru wydarzenia.

Zgłoś pomysł na rekord podczas targów

Masz pomysł na rekord związany z produktem, marką, stoiskiem, premierą, prezentacją, degustacją, warsztatem albo akcją dla odwiedzających?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy rekord można zrobić podczas targów?

Tak. Targi, expo, konferencja branżowa albo wydarzenie wystawiennicze mogą być dobrym miejscem na próbę rekordową, jeżeli wcześniej zostaną ustalone zasady i dokumentacja.

Czy wystawca może zgłosić rekord na swoim stoisku?

Tak. Wystawca może zgłosić rekord związany ze stoiskiem, produktem, prezentacją, degustacją, akcją promocyjną albo aktywnością odwiedzających.

Czy rekord może być elementem premiery produktu?

Tak. Rekord może być częścią premiery produktu, ale sama próba musi mieć osobne, mierzalne kryterium i dokumentację pozwalającą sprawdzić wynik.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord trzeba zgłosić przed wydarzeniem?

Najlepiej tak. Wcześniejsze zgłoszenie pozwala ustalić zasady, sposób liczenia, pomiar i dokumentację potrzebną do późniejszej weryfikacji.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.