Czy firma może zorganizować rekord dla pracowników?

Tak. Firma może zgłosić próbę rekordu Polski z udziałem pracowników, jeżeli pomysł ma jasne zasady, mierzalny wynik i dokumentację pozwalającą sprawdzić przebieg wydarzenia.

Rekord może angażować cały zespół, wybrany dział, oddziały firmy, pracowników z rodzinami, zarząd, partnerów, klientów albo uczestników większego wydarzenia firmowego.

Najważniejsze jest to, aby próba nie była tylko luźną atrakcją, ale działaniem z konkretnym wynikiem, który można policzyć, zmierzyć i potwierdzić.

Kiedy rekord dla pracowników ma sens?

Rekord dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma chce zrobić coś więcej niż zwykłą integrację, konkurs albo punkt programu na evencie.

Może być częścią:

• pikniku firmowego,
• jubileuszu firmy,
• gali dla pracowników,
• wydarzenia integracyjnego,
• akcji employer brandingowej,
• kampanii CSR,
• akcji charytatywnej,
• programu wellbeingowego,
• wydarzenia sportowego,
• szkolenia lub konferencji wewnętrznej,
• otwarcia nowej siedziby,
• spotkania pracowników z kilku oddziałów firmy.

Rekord ma największy sens wtedy, gdy uczestnicy szybko rozumieją zasady i widzą, że ich udział ma wpływ na wspólny wynik.

Co może być rekordem dla pracowników?

Rekordem może być próba, którą da się jasno opisać, policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do charakteru firmy, liczby uczestników, miejsca wydarzenia i celu organizatora.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba pracowników wykonujących jedną czynność jednocześnie,
• największe wspólne zdjęcie zespołu,
• największy firmowy trening, spacer, marsz albo aktywność sportowa,
• największa liczba pracowników biorących udział w akcji charytatywnej,
• największa liczba paczek, zestawów lub upominków przygotowanych przez zespół,
• największa firmowa mozaika, napis albo instalacja wykonana przez pracowników,
• największa liczba kartek, deklaracji, podpisów albo zgłoszeń zebranych podczas wydarzenia,
• największa akcja ekologiczna z udziałem pracowników,
• największy wspólny taniec, układ albo aktywność integracyjna,
• największa lekcja, szkolenie lub warsztat wewnętrzny,
• największa degustacja lub kulinarna aktywność firmowa,
• największy challenge pracowniczy przeprowadzony według ustalonych zasad.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord dla HR, employer brandingu i komunikacji wewnętrznej

Rekord dla pracowników może być praktycznym narzędziem dla działu HR, komunikacji wewnętrznej, marketingu i employer brandingu. Dobrze zaplanowana próba daje zespołowi wspólny cel i materiał do komunikacji po wydarzeniu.

• HR może połączyć rekord z integracją, wellbeingiem albo programem zaangażowania pracowników.
• Employer branding może pokazać firmę przez realny udział zespołu, a nie wyłącznie przez hasła rekrutacyjne.
• Komunikacja wewnętrzna może wykorzystać rekord jako wspólny temat dla różnych działów i oddziałów.
• Marketing może połączyć rekord z jubileuszem, kampanią CSR albo promocją marki.
• Agencja eventowa może przygotować rekord jako wyraźny punkt programu dla klienta.

Najlepszy rekord pracowniczy nie powinien być przypadkową zabawą. Powinien wynikać z celu firmy i być możliwy do spokojnego przeprowadzenia.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać firmę, planowane wydarzenie, miejsce, termin, przewidywaną liczbę uczestników i wynik, który ma zostać osiągnięty.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia, pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord dla pracowników?

Dokumentacja zależy od rodzaju próby. Przy rekordach pracowniczych często trzeba potwierdzić liczbę uczestników, czas trwania, liczbę wykonanych działań, liczbę przygotowanych elementów, wagę, długość, powierzchnię albo inny konkretny wynik.

W zależności od próby potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przygotowania i przebiegu próby,
• nagranie wideo,
• lista uczestników, jeżeli jest wymagana,
• protokół z próby,
• oświadczenia świadków,
• pomiar liczby, czasu, długości, wagi albo powierzchni,
• opis zasad próby,
• dokumentacja miejsca wydarzenia, sceny lub strefy aktywności,
• materiały potwierdzające osiągnięty wynik,
• informacja o osobach odpowiedzialnych za liczenie, pomiar i przebieg próby.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. Dzięki temu firma wie, co musi zebrać, a wynik nie opiera się na domysłach po fakcie.

Logistyka wydarzenia z udziałem pracowników

Przy wydarzeniach pracowniczych ważne są proste zasady, czytelna komunikacja i odpowiedni moment w programie. Rekord nie powinien blokować eventu ani wymagać od uczestników zbyt długiego przygotowania.

Warto wcześniej ustalić miejsce próby, godzinę, prowadzącego, sposób zaproszenia pracowników, punkt liczenia, osoby odpowiedzialne za dokumentację oraz plan działania w razie opóźnienia programu lub zmiany pogody.

Dobrze przygotowany rekord dla pracowników powinien być prosty organizacyjnie, bezpieczny i dopasowany do charakteru zespołu.

Rekord a integracja zespołu

Rekord pracowniczy może działać lepiej niż zwykła konkurencja, ponieważ opiera się na wspólnym celu. Zespół nie tylko bierze udział w atrakcji, ale współtworzy wynik, który może zostać później potwierdzony.

Próba może być sportowa, artystyczna, kulinarna, ekologiczna, edukacyjna, społeczna albo promocyjna. Ważne, żeby była realna do wykonania przez daną grupę ludzi i nie wymagała niepotrzebnego ryzyka.

Po pozytywnej weryfikacji organizator może informować o ustanowieniu rekordu zgodnie z zakresem potwierdzonej próby i wydanego certyfikatu.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji firma lub organizator wydarzenia może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów, sponsorów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach dla pracowników

Najczęstszy błąd to traktowanie rekordu jak zwykłej atrakcji integracyjnej. Jeżeli nie ma jasnych zasad i dokumentacji, wynik może być trudny do potwierdzenia.

Warto unikać:

• braku mierzalnego wyniku,
• nieprecyzyjnego liczenia uczestników lub działań,
• braku jasnego początku i końca próby,
• zbyt skomplikowanych zasad dla dużej grupy,
• braku osoby odpowiedzialnej za dokumentację,
• braku nagrania wideo lub zdjęć z przebiegu,
• braku protokołu albo świadków,
• zgłaszania rekordu po wydarzeniu bez pełnych materiałów.

Dobrze przygotowany rekord dla pracowników nie musi być skomplikowany. Musi mieć jednak jasne zasady i wynik, który można później sprawdzić.

Ile kosztuje rekord dla pracowników?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji, dokumentacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta próba podczas spotkania zespołu, a inaczej duży event pracowniczy z udziałem kilku oddziałów firmy, rodzin, partnerów, agencji i mediów.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord dla pracowników?

Rekord może zgłosić:

• firma,
• dział HR,
• dział marketingu,
• dział employer brandingu,
• dział komunikacji wewnętrznej,
• zarząd lub biuro organizacyjne,
• agencja eventowa,
• agencja PR lub reklamowa,
• organizator pikniku lub gali firmowej,
• partner akcji CSR,
• fundacja lub stowarzyszenie współpracujące z firmą.

Próba może odbyć się w siedzibie firmy, hali, hotelu, centrum konferencyjnym, plenerze, ogrodzie, sali bankietowej, na scenie, podczas pikniku, szkolenia, gali, konferencji albo innego wydarzenia firmowego.

Zgłoś pomysł na rekord dla pracowników

Masz pomysł na rekord z udziałem pracowników, działów, oddziałów firmy, rodzin pracowników albo uczestników eventu firmowego?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy rekord może być tylko dla pracowników firmy?

Tak. Rekord może być skierowany wyłącznie do pracowników, ale może też obejmować rodziny, partnerów, klientów lub uczestników wydarzenia, jeżeli pasuje to do zasad próby.

Czy rekord dla pracowników może być częścią integracji?

Tak. Rekord może być elementem integracji, pikniku, gali, szkolenia, konferencji wewnętrznej albo większego eventu firmowego.

Czy rekord może wspierać employer branding?

Tak. Rekord może wspierać employer branding i komunikację wewnętrzną, jeżeli pokazuje realne zaangażowanie zespołu i ma mierzalny wynik.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord trzeba zgłosić przed wydarzeniem?

Najlepiej tak. Wcześniejsze zgłoszenie pozwala ustalić zasady, sposób liczenia, pomiar i dokumentację potrzebną do późniejszej weryfikacji.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.