Czym jest rekord grupowy?

Rekord grupowy to próba, w której bierze udział większa liczba osób. Wynik może zależeć od liczby uczestników, wspólnie wykonanej czynności, czasu trwania, rozmiaru przygotowanego obiektu albo skali wydarzenia.

Najważniejsze jest to, żeby próba była jasno opisana, mierzalna i możliwa do udokumentowania. Sama duża liczba osób nie wystarczy. Trzeba jeszcze ustalić, co dokładnie robią uczestnicy, kiedy próba się zaczyna, kiedy się kończy i jak zostanie potwierdzony wynik.

Dobrze przygotowany rekord grupowy może stać się mocnym punktem eventu, akcji promocyjnej, wydarzenia szkolnego, miejskiego albo charytatywnego.

Kiedy rekord grupowy ma sens?

Rekord grupowy sprawdza się wtedy, gdy organizator chce zaangażować większą liczbę osób i stworzyć wydarzenie, które ma konkretny wynik.

Może być częścią:

• eventu firmowego,
• pikniku szkolnego,
• dni miasta lub gminy,
• festynu rodzinnego,
• konferencji lub targów,
• akcji promocyjnej,
• kampanii społecznej,
• wydarzenia sportowego,
• akcji charytatywnej,
• jubileuszu firmy, szkoły lub miejscowości,
• wydarzenia integracyjnego dla pracowników, mieszkańców albo uczniów.

Rekord grupowy jest dobry wtedy, gdy uczestnicy nie tylko oglądają wydarzenie, ale realnie biorą w nim udział.

Co może być rekordem grupowym?

Rekordem grupowym może być próba, którą da się policzyć, zmierzyć i udokumentować. Najczęściej chodzi o liczbę uczestników, wspólną aktywność albo efekt pracy całej grupy.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba osób wykonujących jedną czynność jednocześnie,
• największy wspólny taniec,
• największy trening grupowy,
• największa lekcja lub warsztat,
• największa lekcja pierwszej pomocy,
• najdłuższy łańcuch ludzi,
• największa wspólna fotografia,
• największa mozaika przygotowana przez uczestników,
• największa liczba rysunków, kartek, podpisów lub deklaracji zebranych podczas jednej akcji,
• największa grupa osób w określonym stroju lub wykonująca określony gest,
• największa liczba paczek, elementów lub prac przygotowanych przez uczestników w określonym czasie.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób liczenia i dokumentację.

Rekord grupowy dla firmy, szkoły, miasta lub eventu

Ten typ rekordu można łatwo dopasować do różnych organizatorów i celów wydarzenia.

• Firma może wykorzystać rekord grupowy do integracji pracowników, promocji marki albo akcji CSR.
• Szkoła może zaangażować uczniów, nauczycieli i rodziców w wydarzenie edukacyjne, sportowe albo społeczne.
• Miasto lub gmina może połączyć mieszkańców wokół lokalnej tradycji, święta albo akcji promocyjnej.
• Organizator eventu może stworzyć mocny punkt programu i zaangażować uczestników wydarzenia.
• Fundacja lub stowarzyszenie może połączyć rekord z celem charytatywnym albo społecznym.

Najlepszy rekord grupowy to taki, który naturalnie pasuje do uczestników i miejsca. Nie powinien wyglądać jak przypadkowa atrakcja doklejona do wydarzenia.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać, co ma się wydarzyć, gdzie odbędzie się próba, kto będzie uczestniczył i jaki wynik organizator chce osiągnąć.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia uczestników, sposób pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord grupowy?

Przy rekordach grupowych dokumentacja jest szczególnie ważna, bo trzeba potwierdzić nie tylko sam wynik, ale też liczbę uczestników i przebieg próby.

W zależności od rodzaju rekordu potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przebiegu próby,
• nagrania wideo,
• lista uczestników,
• sposób liczenia osób,
• protokół z wydarzenia,
• oświadczenia świadków,
• pomiary czasu, długości, wagi lub liczby elementów,
• dokumentacja miejsca próby,
• opis przebiegu wydarzenia.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. Dzięki temu organizator wie, co musi zebrać, a próba nie opiera się na domysłach po fakcie.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji organizator może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu grupowego,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach grupowych

Największe problemy pojawiają się wtedy, gdy organizator skupia się na samej liczbie uczestników, ale nie przygotowuje sposobu jej potwierdzenia.

Warto unikać:

• braku jasnych zasad udziału,
• nieprecyzyjnego sposobu liczenia osób,
• braku dokumentacji zdjęciowej lub wideo,
• braku świadków lub protokołów,
• zmieniania zasad w trakcie próby,
• zgłaszania rekordu dopiero po wydarzeniu bez pełnych materiałów,
• pomysłów, których nie da się jednoznacznie zmierzyć,
• zbyt późnego zgłoszenia próby przed eventem.

Dobrze przygotowany rekord grupowy nie musi być skomplikowany. Musi być jednak przeprowadzony w sposób, który pozwoli później sprawdzić wynik.

Ile kosztuje rekord grupowy?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, liczby uczestników, miejsca wydarzenia, sposobu weryfikacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta próba z jedną grupą uczestników, a inaczej duże wydarzenie firmowe, szkolne, samorządowe albo eventowe z rozbudowaną dokumentacją.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord grupowy?

Rekord grupowy może zgłosić:

• firma,
• szkoła lub przedszkole,
• miasto lub gmina,
• organizator eventu,
• fundacja lub stowarzyszenie,
• klub sportowy,
• dom kultury,
• agencja eventowa,
• grupa osób prywatnych,
• instytucja publiczna albo lokalna organizacja.

Próba może odbyć się w hali, szkole, na stadionie, rynku, placu miejskim, boisku, w domu kultury, sali konferencyjnej, galerii handlowej, plenerze albo innym miejscu dopasowanym do charakteru wydarzenia.

Zgłoś pomysł na rekord grupowy

Masz pomysł na rekord z udziałem większej liczby osób podczas eventu, akcji szkolnej, wydarzenia firmowego, festynu, dni miasta albo kampanii społecznej?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy rekord grupowy musi mieć dużą liczbę uczestników?

Nie zawsze. Liczba uczestników jest ważna, ale rekord może dotyczyć także wspólnej aktywności, wyniku, czasu, długości, liczby przygotowanych elementów albo efektu pracy grupy.

Jak potwierdzić liczbę uczestników?

Sposób potwierdzenia liczby uczestników zależy od rodzaju próby. Mogą być potrzebne listy, zdjęcia, nagrania, liczniki wejść, strefy kontrolne, protokoły albo oświadczenia świadków.

Czy rekord grupowy można zrobić podczas eventu?

Tak. Event, piknik, konferencja, dni miasta, wydarzenie szkolne albo akcja charytatywna to dobre okazje do przeprowadzenia rekordu grupowego, pod warunkiem wcześniejszego ustalenia zasad.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy uczestnicy mogą otrzymać własne certyfikaty?

W niektórych przypadkach możliwe są dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów lub współorganizatorów. Taki zakres powinien zostać ustalony przed wydarzeniem.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.