Dlaczego rekord dobrze działa na evencie?

Bo daje wydarzeniu konkretny moment kulminacyjny. Uczestnicy nie są tylko widzami. Mogą wziąć udział w próbie, wspólnie pracować na wynik i stać się częścią czegoś mierzalnego.

Dobrze przygotowany rekord może pomóc w:

• zwiększeniu atrakcyjności wydarzenia,
• zaangażowaniu uczestników,
• stworzeniu mocnego punktu programu,
• przyciągnięciu mediów lokalnych lub branżowych,
• przygotowaniu materiałów do social mediów,
• wyróżnieniu eventu na tle innych wydarzeń,
• połączeniu promocji z realnym działaniem,
• zbudowaniu emocji wokół finału wydarzenia,
• nadaniu eventowi konkretnego wyniku i historii do opowiedzenia.

Rekord nie musi być skomplikowany. Najważniejsze, żeby był mierzalny, bezpieczny i możliwy do udokumentowania.

Na jakich wydarzeniach można zrobić rekord?

Próba rekordowa dobrze pasuje do wydarzeń, które mają publiczność, uczestników, przestrzeń i jasny cel komunikacyjny.

Rekord może być częścią:

• eventu firmowego,
• konferencji,
• targów,
• gali,
• pikniku rodzinnego,
• festynu,
• dni miasta lub gminy,
• wydarzenia sportowego,
• akcji promocyjnej,
• premiery produktu,
• wydarzenia charytatywnego,
• kampanii społecznej,
• wydarzenia szkolnego lub edukacyjnego.

Jeżeli wydarzenie ma już uczestników i scenariusz, rekord może stać się jego najbardziej zapamiętanym elementem.

Co może być rekordem na evencie?

Rekordem może być próba, którą da się jasno opisać, policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do charakteru wydarzenia, miejsca, liczby uczestników i czasu przewidzianego w programie.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba osób wykonujących jedną czynność jednocześnie,
• największy taniec uczestników wydarzenia,
• największa wspólna fotografia,
• największa mozaika ułożona z produktów lub elementów graficznych,
• największa degustacja,
• największa lekcja lub warsztat,
• największy trening lub aktywność sportowa,
• najdłuższy łańcuch ludzi albo przedmiotów,
• największa zbiórka w ramach jednej akcji,
• największa liczba podpisów, rysunków, deklaracji lub wiadomości zebranych podczas wydarzenia,
• największy obiekt przygotowany przez uczestników eventu.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, bo rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord dopasowany do rodzaju wydarzenia

• Event firmowy może wykorzystać rekord do integracji pracowników lub promocji marki.
• Targi mogą zyskać mocny punkt programu przyciągający odwiedzających do strefy wystawcy.
• Konferencja może zakończyć się wspólną próbą angażującą uczestników.
• Piknik lub festyn może połączyć mieszkańców, rodziny i lokalnych partnerów.
• Wydarzenie charytatywne może połączyć rekord z konkretnym celem społecznym.

Najlepszy rekord eventowy to taki, który nie wygląda jak przypadkowa atrakcja. Powinien pasować do tematu wydarzenia i dawać organizatorowi konkretny materiał do późniejszej komunikacji.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać, jaki event jest planowany, gdzie się odbędzie, ilu uczestników można się spodziewać i jaki rekord organizator chciałby przeprowadzić.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji organizator może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Dokumentacja podczas eventu

Przy rekordzie organizowanym podczas eventu bardzo ważne jest wcześniejsze ustalenie dokumentacji. W trakcie wydarzenia zwykle nie ma czasu na improwizację, dlatego zasady trzeba przygotować przed próbą.

W zależności od rodzaju rekordu potrzebne mogą być zdjęcia, nagrania, listy uczestników, pomiary, protokoły, oświadczenia świadków albo inne materiały wymagane przy danej próbie.

Im wcześniej organizator zgłosi pomysł, tym łatwiej dopasować próbę do scenariusza wydarzenia, czasu technicznego, miejsca, liczby uczestników i możliwości dokumentacyjnych.

Ile kosztuje rekord na event?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta próba z jedną grupą uczestników, a inaczej duże wydarzenie plenerowe, akcja z wieloma pomiarami albo event wymagający rozbudowanej dokumentacji.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord na event?

Rekord na event może zgłosić:

• organizator wydarzenia,
• firma,
• agencja eventowa,
• agencja marketingowa,
• samorząd,
• dom kultury,
• fundacja lub stowarzyszenie,
• szkoła lub uczelnia,
• marka będąca partnerem wydarzenia.

Próba może odbyć się w hali, sali konferencyjnej, przestrzeni miejskiej, na rynku, boisku, stadionie, w galerii handlowej, plenerze albo innym miejscu dopasowanym do charakteru wydarzenia.

Zgłoś pomysł na rekord podczas eventu

Masz pomysł na rekord podczas konferencji, targów, pikniku, gali, festynu, wydarzenia firmowego albo akcji promocyjnej?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić.

Najczęstsze pytania

Czy rekord można zrobić podczas eventu firmowego?

Tak. Event firmowy to bardzo dobre miejsce na próbę rekordową, szczególnie jeżeli bierze w nim udział większa grupa pracowników, klientów, partnerów albo zaproszonych gości.

Czy rekord może być częścią targów lub konferencji?

Tak. Rekord może być zaplanowany jako osobny punkt programu, atrakcja strefy wystawcy, finał wydarzenia albo aktywność angażująca uczestników konferencji.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby i pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord trzeba zgłosić przed wydarzeniem?

Tak, najlepiej zrobić to z wyprzedzeniem. Wtedy można ustalić zasady, sposób liczenia, dokumentację i warunki, które muszą zostać spełnione podczas próby.

Czy rekord na event może być elementem kampanii promocyjnej?

Tak. Rekord może wspierać kampanię promocyjną, ale sama komunikacja marketingowa nie wystarczy. Podstawą musi być realna, mierzalna i udokumentowana próba rekordowa.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis wydarzenia, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i pomysł na rekord.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.