Czy podczas jubileuszu firmy można ustanowić rekord Polski?

Tak. Jubileusz firmy, rocznica marki, gala firmowa, event dla pracowników, piknik rodzinny albo spotkanie z partnerami mogą być dobrym miejscem na próbę ustanowienia rekordu Polski.

Rekord może angażować pracowników, zarząd, partnerów, klientów, rodziny pracowników, sponsorów, agencję eventową i uczestników wydarzenia.

Najważniejsze jest to, aby próba miała jasny wynik, konkretne zasady i dokumentację pozwalającą sprawdzić, co faktycznie zostało osiągnięte.

Kiedy rekord na jubileuszu firmy ma sens?

Rekord dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma chce przygotować coś więcej niż standardową galę, przemówienie, tort, koncert albo prezentację historii marki.

Może być częścią:

• jubileuszu firmy,
• rocznicy marki,
• gali firmowej,
• pikniku pracowniczego,
• eventu dla klientów i partnerów,
• wydarzenia employer brandingowego,
• kampanii CSR,
• akcji charytatywnej,
• wydarzenia integracyjnego,
• premiery nowego projektu,
• otwarcia nowej siedziby,
• wydarzenia podsumowującego historię firmy.

Rekord ma największy sens wtedy, gdy pasuje do historii firmy, ludzi, branży, wartości marki albo celu jubileuszu.

Co może być rekordem na jubileusz firmy?

Rekordem może być próba, którą da się jasno opisać, policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do charakteru firmy, wydarzenia i uczestników.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba pracowników biorących udział w jednej aktywności,
• największe wspólne zdjęcie pracowników, partnerów lub klientów,
• największa firmowa mozaika, napis albo instalacja przygotowana przez uczestników,
• największa liczba życzeń, kartek, podpisów lub deklaracji zebranych podczas wydarzenia,
• największa akcja charytatywna zorganizowana z okazji jubileuszu,
• największy wspólny taniec, trening albo aktywność integracyjna,
• największa liczba paczek, zestawów lub upominków przygotowanych w określonym czasie,
• największa degustacja produktu firmy,
• największy tort, deser, potrawa albo kulinarna atrakcja jubileuszowa,
• największa lekcja, warsztat albo szkolenie firmowe,
• największa akcja ekologiczna z udziałem pracowników,
• największa prezentacja historii firmy w formie mierzalnego działania.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord dla firmy, działu HR, marketingu lub agencji eventowej

Próbę rekordową można dopasować do różnych celów jubileuszu.

• Firma może wykorzystać rekord jako główny punkt programu jubileuszowego.
• Dział HR może połączyć rekord z integracją pracowników i komunikacją wewnętrzną.
• Dział marketingu może wykorzystać rekord w relacji z wydarzenia i komunikacji marki.
• Employer branding może oprzeć próbę na zaangażowaniu zespołu i historii firmy.
• Agencja eventowa może przygotować rekord jako mocny element scenariusza dla klienta.

Najlepszy rekord jubileuszowy nie powinien być przypadkową konkurencją. Powinien wynikać z tego, czym firma się zajmuje, jaką ma historię i kogo chce zaangażować.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać firmę, wydarzenie, miejsce, termin, przewidywaną liczbę uczestników i wynik, który ma zostać osiągnięty.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia, pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord podczas jubileuszu firmy?

Dokumentacja zależy od rodzaju próby. Przy rekordach firmowych często trzeba potwierdzić liczbę uczestników, czas trwania, liczbę wykonanych działań, wagę, długość, liczbę przygotowanych elementów albo inny konkretny wynik.

W zależności od próby potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przygotowania i przebiegu próby,
• nagranie wideo,
• lista uczestników, jeżeli jest wymagana,
• protokół z próby,
• oświadczenia świadków,
• pomiar liczby, czasu, długości, wagi albo powierzchni,
• opis zasad próby,
• dokumentacja miejsca wydarzenia, sceny lub strefy aktywności,
• materiały potwierdzające osiągnięty wynik,
• informacja o osobach odpowiedzialnych za liczenie, pomiar i przebieg próby.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. W dniu jubileuszu zwykle jest zbyt dużo elementów organizacyjnych, żeby dopiero wtedy doprecyzowywać zasady potwierdzania wyniku.

Logistyka wydarzenia jubileuszowego

Jubileusz firmy ma zwykle swój scenariusz: wejście gości, przemówienia, część oficjalną, catering, występ, prezentacje, zdjęcia, networking i część integracyjną. Rekord trzeba wpisać w ten program tak, żeby był czytelny i nie rozbijał wydarzenia.

Warto wcześniej ustalić miejsce próby, godzinę, prowadzącego, sposób zaproszenia uczestników, punkt liczenia, osoby odpowiedzialne za dokumentację oraz moment ogłoszenia wyniku.

Dobrze przygotowany rekord jubileuszowy powinien być prosty organizacyjnie, bezpieczny i dopasowany do charakteru uczestników.

Rekord a promocja jubileuszu firmy

Rekord może być dobrym tematem do komunikacji przed wydarzeniem i po nim. Może pomóc pokazać historię firmy, zaangażowanie pracowników, skalę działania, relacje z partnerami albo społeczny wymiar jubileuszu.

Po pozytywnej weryfikacji organizator może informować o ustanowieniu rekordu zgodnie z zakresem potwierdzonej próby i wydanego certyfikatu.

Warto jednak pamiętać, że sam event jubileuszowy nie oznacza jeszcze potwierdzenia rekordu. Decyduje wynik, dokumentacja i pozytywna weryfikacja.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji firma lub organizator jubileuszu może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów, sponsorów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach jubileuszowych

Najczęstszy błąd to traktowanie rekordu jak zwykłej atrakcji eventowej. Jeżeli nie ma jasnych zasad i dokumentacji, wynik może być trudny do potwierdzenia.

Warto unikać:

• braku mierzalnego wyniku,
• zbyt ogólnego hasła jubileuszowego,
• nieprecyzyjnego liczenia uczestników lub działań,
• braku jasnego początku i końca próby,
• braku osoby odpowiedzialnej za dokumentację,
• braku nagrania wideo lub zdjęć z przebiegu,
• braku protokołu albo świadków,
• zgłaszania rekordu po wydarzeniu bez pełnych materiałów.

Dobrze przygotowany rekord na jubileusz firmy nie musi być skomplikowany. Musi mieć jednak jasne zasady i wynik, który można później sprawdzić.

Ile kosztuje rekord na jubileusz firmy?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji, dokumentacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta próba podczas spotkania pracowników, a inaczej duża gala jubileuszowa z udziałem klientów, partnerów, agencji, mediów, sceny i rozbudowanej oprawy.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord na jubileusz firmy?

Rekord może zgłosić:

• firma,
• dział HR,
• dział marketingu,
• dział employer brandingu,
• zarząd lub biuro komunikacji,
• agencja eventowa,
• agencja PR lub reklamowa,
• organizator gali firmowej,
• partner jubileuszu,
• sponsor wydarzenia,
• fundacja lub stowarzyszenie współpracujące z firmą przy akcji CSR.

Próba może odbyć się w siedzibie firmy, hali, hotelu, centrum konferencyjnym, plenerze, ogrodzie, sali bankietowej, na scenie, podczas pikniku, gali, bankietu albo innego wydarzenia jubileuszowego.

Zgłoś pomysł na rekord podczas jubileuszu firmy

Masz pomysł na rekord z udziałem pracowników, partnerów, klientów, działu HR, zarządu, rodzin pracowników albo uczestników gali jubileuszowej?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy rekord można zrobić podczas jubileuszu firmy?

Tak. Jubileusz firmy, gala, piknik pracowniczy, event dla klientów albo wydarzenie rocznicowe mogą być dobrym miejscem na próbę rekordową, jeżeli wcześniej zostaną ustalone zasady i dokumentacja.

Czy rekord może być elementem employer brandingu?

Tak. Rekord może wspierać employer branding, integrację pracowników i komunikację wewnętrzną, ale sama próba musi mieć mierzalny wynik i jasne zasady.

Czy w rekordzie mogą brać udział klienci i partnerzy firmy?

Tak. Klienci, partnerzy, sponsorzy i goście wydarzenia mogą brać udział w próbie, jeżeli ich udział pasuje do zasad rekordu i organizacji wydarzenia.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord trzeba zgłosić przed wydarzeniem?

Najlepiej tak. Wcześniejsze zgłoszenie pozwala ustalić zasady, sposób liczenia, pomiar i dokumentację potrzebną do późniejszej weryfikacji.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.