Czy podczas konferencji można ustanowić rekord Polski?

Tak. Konferencja, kongres, szkolenie, seminarium, forum branżowe albo wydarzenie edukacyjne mogą być dobrym miejscem na próbę ustanowienia rekordu Polski.

Rekord może angażować uczestników, prelegentów, organizatorów, partnerów, sponsorów, studentów, pracowników firmy albo publiczność biorącą udział w wydarzeniu.

Najważniejsze jest to, aby próba miała jasny wynik, konkretne zasady i dokumentację pozwalającą sprawdzić, co faktycznie zostało osiągnięte.

Kiedy rekord na konferencji ma sens?

Rekord dobrze sprawdza się wtedy, gdy organizator chce przełamać standardowy układ wystąpień, paneli i przerw networkingowych. Może być elementem, który daje uczestnikom wspólny cel i temat do rozmowy po wydarzeniu.

Może być częścią:

• konferencji branżowej,
• kongresu,
• forum gospodarczego lub samorządowego,
• szkolenia,
• wydarzenia edukacyjnego,
• konferencji naukowej,
• eventu firmowego,
• premiery raportu, produktu lub projektu,
• kampanii społecznej,
• akcji CSR,
• wydarzenia HR lub employer brandingowego,
• spotkania z udziałem dużej grupy uczestników.

Rekord ma największy sens wtedy, gdy pasuje do tematu konferencji i można go łatwo wytłumaczyć uczestnikom bez rozbijania programu wydarzenia.

Co może być rekordem podczas konferencji?

Rekordem może być próba, którą da się jasno opisać, policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do tematu konferencji, grupy uczestników i celu organizatora.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba uczestników biorących udział w jednym warsztacie,
• największa lekcja, szkolenie albo prezentacja na jeden temat,
• największa liczba osób rozwiązujących zadanie jednocześnie,
• największa liczba deklaracji, podpisów albo ankiet zebranych podczas konferencji,
• największa akcja edukacyjna w trakcie wydarzenia,
• największa liczba uczestników wspólnej aktywności konferencyjnej,
• największa liczba osób biorących udział w quizie, teście albo głosowaniu,
• największa wspólna burza mózgów lub praca warsztatowa,
• największa liczba pomysłów, kartek, notatek lub zgłoszeń przygotowanych w określonym czasie,
• największa akcja networkingowa według ustalonych zasad,
• największa akcja charytatywna lub społeczna połączona z konferencją,
• największe wspólne zdjęcie uczestników wydarzenia.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord dla organizatora konferencji, firmy lub uczelni

Próbę rekordową można dopasować do różnych typów wydarzeń i różnych celów organizatora.

• Organizator konferencji może wykorzystać rekord jako wyróżniający punkt programu.
• Firma może połączyć rekord z eventem, szkoleniem, kampanią CSR albo komunikacją wewnętrzną.
• Uczelnia może przygotować rekord podczas konferencji naukowej, dni otwartych albo projektu edukacyjnego.
• Agencja eventowa może zaproponować rekord jako dodatkowy element scenariusza dla klienta.
• Fundacja lub stowarzyszenie może połączyć rekord z akcją społeczną, edukacyjną albo profilaktyczną.

Najlepszy rekord konferencyjny nie powinien być przypadkową atrakcją. Powinien wynikać z tematu wydarzenia i dawać uczestnikom sensowny powód do udziału.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać wydarzenie, organizatora, miejsce, termin, przewidywaną liczbę uczestników i wynik, który ma zostać osiągnięty.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia, pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord podczas konferencji?

Dokumentacja zależy od rodzaju próby. Przy rekordach konferencyjnych często trzeba potwierdzić liczbę uczestników, czas trwania, liczbę wykonanych działań, liczbę odpowiedzi, zgłoszeń, podpisów, warsztatów albo inny konkretny wynik.

W zależności od próby potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przygotowania i przebiegu próby,
• nagranie wideo,
• lista uczestników, jeżeli jest wymagana,
• protokół z próby,
• oświadczenia świadków,
• pomiar liczby, czasu albo liczby wykonanych działań,
• opis zasad próby,
• dokumentacja miejsca wydarzenia, sali, sceny lub strefy warsztatowej,
• materiały potwierdzające osiągnięty wynik,
• informacja o osobach odpowiedzialnych za liczenie, pomiar i przebieg próby.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. W dniu konferencji zwykle jest zbyt dużo punktów programu, żeby dopiero wtedy doprecyzowywać zasady potwierdzania wyniku.

Logistyka programu konferencji

Konferencja ma zwykle precyzyjny harmonogram. Rekord trzeba wpisać w program tak, żeby nie opóźniał wystąpień, paneli, przerw i części networkingowej.

Warto wcześniej ustalić miejsce próby, godzinę, prowadzącego, sposób zaproszenia uczestników, punkt liczenia, osoby odpowiedzialne za dokumentację oraz sposób przekazania zasad ze sceny.

Dobrze przygotowany rekord konferencyjny powinien być krótki, czytelny i dopasowany do charakteru wydarzenia. Nie musi dominować programu, ale powinien mieć wyraźnie określony moment i cel.

Rekord a promocja konferencji

Rekord może pomóc w promocji konferencji przed wydarzeniem i po nim. Może być tematem do komunikacji w mediach społecznościowych, informacji prasowej, relacji wideo, podsumowania dla partnerów i materiałów promocyjnych kolejnej edycji.

Po pozytywnej weryfikacji organizator może informować o ustanowieniu rekordu zgodnie z zakresem potwierdzonej próby i wydanego certyfikatu.

Warto jednak pamiętać, że sama obecność dużej liczby uczestników nie oznacza jeszcze potwierdzenia rekordu. Decyduje wynik, dokumentacja i pozytywna weryfikacja.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji organizator konferencji może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów, sponsorów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach konferencyjnych

Najczęstszy błąd to traktowanie rekordu jak dodatku do programu bez jasnego wyniku. Konferencja może mieć wysoką frekwencję, ale do potwierdzenia rekordu potrzebne jest mierzalne kryterium.

Warto unikać:

• braku mierzalnego wyniku,
• nieprecyzyjnego liczenia uczestników,
• braku jasnego początku i końca próby,
• braku osoby odpowiedzialnej za dokumentację,
• braku nagrania wideo lub zdjęć z przebiegu,
• braku protokołu albo świadków,
• zmieniania zasad w trakcie wydarzenia,
• zgłaszania rekordu po konferencji bez pełnych materiałów.

Dobrze przygotowany rekord na konferencję nie musi być skomplikowany. Musi mieć jednak jasne zasady i wynik, który można później sprawdzić.

Ile kosztuje rekord na konferencję?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji, dokumentacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta próba podczas jednego panelu lub warsztatu, a inaczej duży kongres z udziałem wielu sal, partnerów, mediów, sponsorów i uczestników.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord na konferencji?

Rekord może zgłosić:

• organizator konferencji,
• firma,
• uczelnia,
• fundacja lub stowarzyszenie,
• agencja eventowa,
• agencja PR lub marketingowa,
• organizator kongresu lub forum,
• centrum konferencyjne,
• partner wydarzenia,
• sponsor konferencji,
• podmiot odpowiedzialny za program lub komunikację wydarzenia.

Próba może odbyć się w sali konferencyjnej, auli, hotelu, centrum kongresowym, hali, uczelni, strefie warsztatowej, na scenie głównej albo w innym miejscu dopasowanym do charakteru wydarzenia.

Zgłoś pomysł na rekord podczas konferencji

Masz pomysł na rekord związany z konferencją, kongresem, warsztatem, szkoleniem, kampanią edukacyjną albo wydarzeniem firmowym?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy rekord można zrobić podczas konferencji?

Tak. Konferencja, kongres, szkolenie, forum albo wydarzenie edukacyjne mogą być dobrym miejscem na próbę rekordową, jeżeli wcześniej zostaną ustalone zasady i dokumentacja.

Czy rekord może dotyczyć największego szkolenia lub warsztatu?

Tak. Rekord może dotyczyć szkolenia, warsztatu, lekcji, prezentacji albo aktywności edukacyjnej, jeżeli liczba uczestników, czas trwania i przebieg próby są możliwe do potwierdzenia.

Czy rekord może być częścią programu konferencji?

Tak. Rekord może być osobnym punktem programu albo elementem większej sesji. Ważne, żeby miał własne zasady, mierzalny wynik i dokumentację.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord trzeba zgłosić przed wydarzeniem?

Najlepiej tak. Wcześniejsze zgłoszenie pozwala ustalić zasady, sposób liczenia, pomiar i dokumentację potrzebną do późniejszej weryfikacji.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.