Czy podczas pikniku firmowego można ustanowić rekord Polski?

Tak. Piknik firmowy, event pracowniczy, jubileusz firmy, dzień rodzinny albo wydarzenie integracyjne mogą być dobrym miejscem na próbę ustanowienia rekordu Polski.

Rekord może angażować pracowników, ich rodziny, zarząd, partnerów, sponsorów, klientów, agencję eventową i uczestników wydarzenia.

Najważniejsze jest to, aby próba miała jasny wynik, konkretne zasady i dokumentację pozwalającą sprawdzić, co faktycznie zostało osiągnięte.

Kiedy rekord na pikniku firmowym ma sens?

Rekord dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma chce przygotować coś więcej niż standardowe atrakcje, konkursy, strefy animacji i występy sceniczne.

Może być częścią:

• pikniku pracowniczego,
• eventu rodzinnego dla pracowników,
• jubileuszu firmy,
• akcji integracyjnej,
• wydarzenia employer brandingowego,
• akcji CSR,
• kampanii charytatywnej,
• wydarzenia sportowego,
• akcji ekologicznej,
• dnia otwartego firmy,
• eventu dla partnerów lub klientów,
• wydarzenia organizowanego przez agencję eventową.

Rekord ma największy sens wtedy, gdy uczestnicy szybko rozumieją zasady i widzą, że ich udział realnie wpływa na wynik.

Co może być rekordem na pikniku firmowym?

Rekordem może być próba, którą da się jasno opisać, policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do charakteru firmy, miejsca wydarzenia i uczestników.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba pracowników wykonujących jedną czynność jednocześnie,
• największy wspólny taniec, trening albo układ integracyjny,
• największa liczba uczestników pikniku biorących udział w jednej aktywności,
• największa firmowa akcja charytatywna,
• największa liczba paczek, kartek, deklaracji albo prac przygotowanych podczas wydarzenia,
• największa mozaika, napis albo instalacja z elementów przygotowanych przez uczestników,
• największa lekcja pierwszej pomocy,
• największa akcja ekologiczna podczas pikniku,
• największy wspólny posiłek, degustacja albo kulinarna aktywność firmowa,
• największy trening rodzinny lub sportowy challenge,
• największa liczba osób w koszulkach, kolorach lub układzie związanym z firmą,
• największe wspólne zdjęcie pracowników, rodzin i uczestników pikniku.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord dla firmy, HR, działu marketingu lub agencji eventowej

Próbę rekordową można dopasować do różnych celów organizatora.

• Firma może wykorzystać rekord jako główny punkt pikniku pracowniczego.
• Dział HR może połączyć rekord z integracją, komunikacją wewnętrzną albo employer brandingiem.
• Dział marketingu może wykorzystać rekord w komunikacji marki i relacji z wydarzenia.
• Agencja eventowa może przygotować rekord jako wyraźny punkt programu dla klienta.
• Organizator akcji CSR może połączyć rekord z pomocą, edukacją, ekologią albo zbiórką.

Najlepszy rekord firmowy nie powinien być przypadkową konkurencją. Powinien pasować do charakteru firmy, uczestników i celu wydarzenia.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać wydarzenie, organizatora, miejsce, termin, przewidywaną liczbę uczestników i wynik, który ma zostać osiągnięty.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia, pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord podczas pikniku firmowego?

Dokumentacja zależy od rodzaju próby. Przy rekordach firmowych często trzeba potwierdzić liczbę uczestników, czas trwania, liczbę wykonanych działań, wagę, długość, liczbę przygotowanych elementów albo inny konkretny wynik.

W zależności od próby potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przygotowania i przebiegu próby,
• nagranie wideo,
• lista uczestników, jeżeli jest wymagana,
• protokół z próby,
• oświadczenia świadków,
• pomiar liczby, czasu, długości, wagi albo powierzchni,
• opis zasad próby,
• dokumentacja miejsca wydarzenia,
• materiały potwierdzające osiągnięty wynik,
• informacja o osobach odpowiedzialnych za liczenie, pomiar i przebieg próby.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. W dniu pikniku zwykle jest zbyt dużo elementów organizacyjnych, żeby dopiero wtedy doprecyzowywać zasady potwierdzania wyniku.

Logistyka pikniku firmowego

Piknik firmowy często ma wiele elementów: scenę, catering, atrakcje dla dzieci, strefy partnerów, konkursy, nagłośnienie, ochronę, fotografów i program godzinowy. Rekord trzeba wpisać w ten plan tak, żeby był czytelny dla uczestników.

Warto wcześniej ustalić miejsce próby, godzinę, prowadzącego, sposób zaproszenia uczestników, punkt liczenia, osoby odpowiedzialne za dokumentację oraz plan działania w razie zmiany pogody.

Dobrze przygotowany rekord może być efektowny, ale powinien być prosty organizacyjnie i bezpieczny dla uczestników.

Rekord a integracja pracowników

Rekord podczas pikniku firmowego może działać lepiej niż zwykły konkurs, ponieważ uczestnicy biorą udział w jednym wspólnym celu. Nie chodzi wyłącznie o rywalizację, ale o wspólne działanie, które zostaje po wydarzeniu w materiałach i relacjach.

Próba może być lekka, rodzinna, sportowa, artystyczna, kulinarna albo społeczna. Ważne, żeby była dopasowana do ludzi i nie wymagała od uczestników zbyt trudnego przygotowania.

Po pozytywnej weryfikacji organizator może informować o ustanowieniu rekordu zgodnie z zakresem potwierdzonej próby i wydanego certyfikatu.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji firma lub organizator wydarzenia może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach na pikniku firmowym

Najczęstszy błąd to traktowanie rekordu jak zwykłej atrakcji animacyjnej. Jeżeli nie ma jasnych zasad i dokumentacji, wynik może być trudny do potwierdzenia.

Warto unikać:

• braku mierzalnego wyniku,
• nieprecyzyjnego liczenia uczestników,
• braku jasnego początku i końca próby,
• braku osoby odpowiedzialnej za dokumentację,
• braku nagrania wideo lub zdjęć z przebiegu,
• braku protokołu albo świadków,
• zmieniania zasad w trakcie wydarzenia,
• zgłaszania rekordu po wydarzeniu bez pełnych materiałów.

Dobrze przygotowany rekord na piknik firmowy nie musi być skomplikowany. Musi mieć jednak jasne zasady i wynik, który można później sprawdzić.

Ile kosztuje rekord na piknik firmowy?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji, dokumentacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta próba podczas małego pikniku pracowniczego, a inaczej duży event firmowy z udziałem rodzin, partnerów, agencji, mediów i rozbudowanej sceny.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord na piknik firmowy?

Rekord może zgłosić:

• firma,
• dział HR,
• dział marketingu,
• dział employer brandingu,
• agencja eventowa,
• agencja PR lub reklamowa,
• organizator pikniku pracowniczego,
• fundacja lub stowarzyszenie współpracujące z firmą,
• partner akcji CSR,
• sponsor wydarzenia,
• podmiot odpowiedzialny za komunikację wydarzenia.

Próba może odbyć się w plenerze, hali, ogrodzie, parku, na terenie firmy, w obiekcie eventowym, hotelu, centrum konferencyjnym albo innym miejscu dopasowanym do charakteru pikniku.

Zgłoś pomysł na rekord podczas pikniku firmowego

Masz pomysł na rekord z udziałem pracowników, rodzin, działu HR, partnerów, sponsorów albo uczestników eventu firmowego?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy rekord można zrobić podczas pikniku firmowego?

Tak. Piknik firmowy, event pracowniczy, jubileusz firmy albo dzień rodzinny mogą być dobrym miejscem na próbę rekordową, jeżeli wcześniej zostaną ustalone zasady i dokumentacja.

Czy w rekordzie mogą brać udział rodziny pracowników?

Tak. Rodziny pracowników mogą brać udział w próbie, jeżeli taki udział pasuje do zasad rekordu i organizacji wydarzenia.

Czy rekord może być częścią akcji CSR?

Tak. Rekord może być połączony z akcją CSR, zbiórką, działaniem ekologicznym, edukacyjnym lub charytatywnym, ale sama próba musi mieć mierzalny wynik.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord trzeba zgłosić przed wydarzeniem?

Najlepiej tak. Wcześniejsze zgłoszenie pozwala ustalić zasady, sposób liczenia, pomiar i dokumentację potrzebną do późniejszej weryfikacji.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.