Czy agencja eventowa może zgłosić rekord Polski?

Tak. Agencja eventowa może zgłosić rekord Polski w imieniu klienta, jeżeli zna podstawowe założenia wydarzenia i może opisać planowaną próbę rekordową.

Rekord może być częścią eventu firmowego, akcji promocyjnej, wydarzenia miejskiego, kampanii społecznej, premiery produktu, targów, konferencji albo pikniku dla pracowników i klientów.

Najważniejsze jest to, aby próba miała jasny wynik, konkretne zasady i dokumentację pozwalającą sprawdzić, co faktycznie zostało osiągnięte.

Kiedy rekord dla agencji eventowej ma sens?

Rekord dobrze sprawdza się wtedy, gdy klient oczekuje czegoś więcej niż standardowy scenariusz, konkurs, występ albo strefa atrakcji.

Może być częścią:

• eventu firmowego,
• pikniku pracowniczego,
• premiery produktu,
• kampanii promocyjnej,
• akcji CSR,
• gali lub jubileuszu firmy,
• wydarzenia w galerii handlowej,
• targów lub konferencji,
• dni miasta lub gminy,
• festynu lokalnego,
• akcji charytatywnej,
• wydarzenia sportowego, edukacyjnego albo ekologicznego.

Rekord ma największy sens wtedy, gdy da się go łatwo wyjaśnić uczestnikom i pokazać w materiałach po wydarzeniu: zdjęciach, wideo, informacji prasowej, relacji klienta i komunikacji w social mediach.

Co może być rekordem podczas eventu?

Rekordem może być próba, którą da się jasno policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do charakteru klienta, miejsca, uczestników i celu wydarzenia.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba uczestników wykonujących jedną czynność jednocześnie,
• największy wspólny taniec, trening, układ lub aktywacja,
• największa degustacja produktu,
• największa liczba próbek rozdanych podczas wydarzenia,
• największa mozaika, instalacja albo napis z elementów przygotowanych przez uczestników,
• największa liczba paczek, kartek, deklaracji albo prac przygotowanych w określonym czasie,
• największa akcja charytatywna podczas eventu,
• największa lekcja, warsztat albo szkolenie,
• największa akcja ekologiczna,
• największa potrawa, wypiek albo degustacja regionalna,
• największe wspólne zdjęcie uczestników wydarzenia,
• największa liczba osób zaangażowanych w jedną aktywację marki.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord jako punkt programu eventu

Rekord może być główną atrakcją wydarzenia albo jednym z punktów programu. W obu przypadkach trzeba go dobrze osadzić w scenariuszu.

W praktyce warto wcześniej ustalić:

• kiedy dokładnie próba odbędzie się w programie,
• kto prowadzi próbę ze sceny,
• kto odpowiada za liczenie uczestników lub wyniku,
• jak uczestnicy poznają zasady,
• gdzie ustawiona będzie dokumentacja foto i wideo,
• kto zbiera materiały potrzebne do weryfikacji,
• jak próba łączy się z celem klienta, marką lub tematem eventu.

Najlepszy rekord eventowy nie wygląda jak przypadkowa atrakcja. Powinien naturalnie wynikać z charakteru wydarzenia i dawać uczestnikom prosty powód do udziału.

Jak wygląda procedura współpracy?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać klienta, typ wydarzenia, miejsce, termin, liczbę uczestników i planowany wynik.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia, pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie agencja lub organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord podczas eventu?

Dokumentacja zależy od rodzaju próby. Przy wydarzeniach eventowych często trzeba potwierdzić liczbę uczestników, liczbę wykonanych działań, wagę, długość, czas, liczbę przygotowanych elementów albo inny konkretny wynik.

W zależności od próby potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przebiegu wydarzenia,
• nagranie wideo,
• lista uczestników, jeżeli jest wymagana,
• protokół z próby,
• oświadczenia świadków,
• pomiar liczby, wagi, długości, czasu albo dystansu,
• dokumentacja miejsca wydarzenia,
• opis zasad próby,
• materiały potwierdzające osiągnięty wynik,
• dokumentacja sposobu liczenia uczestników, produktów, porcji, paczek, elementów albo wykonanych czynności.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. W dniu eventu zwykle jest za dużo elementów organizacyjnych, żeby dopiero wtedy doprecyzowywać zasady potwierdzania wyniku.

Rekord a komunikacja klienta

Rekord może być dobrym tematem do komunikacji po wydarzeniu, ale nie powinien być wyłącznie hasłem reklamowym. Żeby miał wartość, musi opierać się na realnej próbie i wyniku możliwym do sprawdzenia.

Agencja może wykorzystać rekord jako element:

• relacji z eventu,
• komunikatu prasowego,
• materiału wideo,
• kampanii social media,
• akcji employer brandingowej,
• kampanii CSR,
• prezentacji efektów dla klienta,
• materiałów promocyjnych marki.

Warto jednak pamiętać, że certyfikat może zostać wydany dopiero po pozytywnej weryfikacji próby. Dlatego komunikację najlepiej planować z uwzględnieniem etapu weryfikacji.

Co otrzymuje agencja lub klient?

Po pozytywnej weryfikacji organizator lub klient może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach eventowych

Najczęstszy błąd to traktowanie rekordu jako samego pomysłu kreatywnego, bez ustalenia zasad pomiaru i dokumentacji. Pomysł może być atrakcyjny, ale bez mierzalnego wyniku nie będzie dobrą próbą rekordową.

Warto unikać:

• braku mierzalnego kryterium,
• zbyt ogólnego hasła akcji,
• nieprecyzyjnego liczenia uczestników lub elementów,
• braku osoby odpowiedzialnej za dokumentację,
• braku zdjęć lub nagrania,
• braku protokołu albo świadków,
• zmieniania zasad w trakcie wydarzenia,
• zgłaszania rekordu po evencie bez pełnych materiałów.

Dobrze przygotowany rekord eventowy nie musi być skomplikowany. Musi być jednak zaplanowany tak, żeby wynik można było później sprawdzić.

Ile kosztuje rekord dla agencji eventowej?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji, dokumentacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta aktywacja podczas eventu firmowego, a inaczej duże wydarzenie promocyjne z udziałem wielu uczestników, partnerów, mediów i rozbudowaną dokumentacją.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord?

Rekord może zgłosić:

• agencja eventowa,
• agencja PR,
• agencja reklamowa,
• firma organizująca event,
• dział marketingu,
• dział HR lub employer brandingu,
• organizator targów, konferencji lub gali,
• centrum handlowe,
• marka lub producent,
• fundacja albo stowarzyszenie współpracujące z agencją,
• miasto lub gmina realizujące wydarzenie z wykonawcą eventowym.

Próba może odbyć się w hali, centrum konferencyjnym, galerii handlowej, hotelu, plenerze, na rynku, w siedzibie firmy, podczas targów, pikniku, gali, premiery produktu albo innego wydarzenia dopasowanego do charakteru klienta.

Zgłoś pomysł na rekord dla klienta

Masz pomysł na rekord jako element eventu, kampanii, premiery produktu, akcji CSR, pikniku firmowego albo wydarzenia promocyjnego?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy agencja eventowa może zgłosić rekord w imieniu klienta?

Tak. Agencja może zgłosić rekord, jeżeli zna założenia wydarzenia i działa w porozumieniu z klientem lub organizatorem próby.

Czy rekord może być częścią eventu firmowego?

Tak. Rekord może być częścią eventu firmowego, pikniku, gali, konferencji, jubileuszu, akcji CSR, premiery produktu albo kampanii promocyjnej.

Czy certyfikat można wykorzystać w komunikacji klienta?

Tak, po pozytywnej weryfikacji klient może informować o ustanowieniu rekordu zgodnie z zakresem potwierdzonej próby i wydanego certyfikatu.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord trzeba zgłosić przed eventem?

Najlepiej tak. Wcześniejsze zgłoszenie pozwala ustalić zasady, sposób pomiaru i dokumentację potrzebną do późniejszej weryfikacji.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, typ wydarzenia, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.