Dlaczego miasta i gminy organizują rekordy Polski?

Bo rekord daje wydarzeniu prosty, czytelny i medialny temat. Zamiast kolejnego standardowego punktu programu powstaje próba, w której mieszkańcy mogą realnie uczestniczyć.

Dobrze przygotowana próba rekordowa może pomóc w:

• promocji miasta lub gminy,
• zaangażowaniu mieszkańców,
• wyróżnieniu wydarzenia lokalnego,
• przyciągnięciu mediów lokalnych i regionalnych,
• stworzeniu mocnych materiałów do social mediów,
• integracji lokalnej społeczności,
• promocji regionu, produktu lokalnego lub tradycji,
• wzmocnieniu akcji społecznej, ekologicznej albo charytatywnej,
• nadaniu wydarzeniu konkretnego finału i mierzalnego wyniku.

Rekord nie musi być skomplikowany. Najważniejsze, żeby był dobrze opisany, mierzalny, bezpieczny i możliwy do udokumentowania.

Kiedy rekord dla miasta lub gminy ma największy sens?

Rekord Polski szczególnie dobrze pasuje do wydarzeń, w których bierze udział większa liczba mieszkańców, gości, organizacji lokalnych, szkół, klubów, kół gospodyń, stowarzyszeń albo partnerów samorządu.

Może być częścią:

• dni miasta,
• święta gminy,
• festynu rodzinnego,
• dożynek,
• jarmarku,
• wydarzenia plenerowego,
• jubileuszu miejscowości,
• akcji promującej region,
• kampanii społecznej,
• wydarzenia sportowego,
• akcji ekologicznej,
• wydarzenia charytatywnego.

Jeżeli miasto lub gmina i tak organizuje wydarzenie, próba rekordowa może stać się jego najbardziej rozpoznawalnym punktem.

Co może być rekordem Polski dla miasta lub gminy?

Rekordem może być próba, którą da się jasno opisać, policzyć, zmierzyć i udokumentować.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba mieszkańców wykonujących jedną czynność jednocześnie,
• największy taniec mieszkańców,
• największa mozaika ułożona z produktów lokalnych,
• największa degustacja regionalnej potrawy,
• najdłuższy stół biesiadny,
• największa wspólna fotografia mieszkańców,
• największa lekcja pierwszej pomocy,
• największa akcja sadzenia roślin,
• największa zbiórka w ramach jednej lokalnej akcji,
• największa liczba osób w stroju regionalnym,
• najdłuższy łańcuch ludzi, prac, rysunków albo elementów przygotowanych przez mieszkańców.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, bo rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord dopasowany do charakteru miejsca

• Miasto może zorganizować rekord podczas dużego wydarzenia plenerowego.
• Gmina może postawić na rekord związany z lokalną tradycją, produktem regionalnym albo świętem mieszkańców.
• Dom kultury może przygotować rekord artystyczny, edukacyjny albo integracyjny.
• Szkoły i organizacje lokalne mogą włączyć się w próbę jako uczestnicy lub współorganizatorzy.
• Lokalne firmy i partnerzy mogą wesprzeć wydarzenie organizacyjnie albo promocyjnie.

Najlepszy rekord lokalny to taki, który pasuje do miejsca, ludzi i historii danej społeczności. Nie chodzi o przypadkową atrakcję, tylko o wydarzenie, które da się uczciwie przeprowadzić, sprawdzić i później sensownie pokazać.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać, co ma się wydarzyć, gdzie odbędzie się próba, kiedy planowane jest wydarzenie, kto będzie uczestniczył i jaki wynik ma zostać osiągnięty.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Co otrzymuje miasto lub gmina?

Po pozytywnej weryfikacji organizator może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji promocyjnej,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Dokumentacja i bezpieczeństwo próby

Przy rekordach organizowanych przez miasta i gminy bardzo ważna jest dobra organizacja. Trzeba wcześniej ustalić zasady udziału, sposób liczenia uczestników, miejsce próby, dokumentację, przebieg wydarzenia i osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy.

W zależności od rodzaju rekordu potrzebne mogą być zdjęcia, nagrania, listy uczestników, pomiary, protokoły, oświadczenia świadków albo inne materiały wymagane przy danej próbie.

Im wcześniej organizator zgłosi pomysł, tym łatwiej przygotować próbę bez chaosu, błędów w dokumentacji i niejasności podczas samego wydarzenia.

Ile kosztuje rekord Polski dla miasta lub gminy?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, liczby uczestników, sposobu weryfikacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta próba lokalna z jedną grupą uczestników, a inaczej duże wydarzenie plenerowe z udziałem mieszkańców, szkół, organizacji, partnerów i mediów.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord lokalny?

Rekord Polski dla miasta lub gminy może zgłosić:

• urząd miasta,
• urząd gminy,
• dom kultury,
• ośrodek sportu,
• organizator wydarzenia lokalnego,
• szkoła lub instytucja publiczna,
• fundacja lub stowarzyszenie,
• partner wydarzenia działający we współpracy z samorządem.

Rekord może odbyć się na rynku, stadionie, boisku, w parku, hali sportowej, domu kultury, szkole, przestrzeni miejskiej albo innym miejscu dopasowanym do charakteru próby.

Zgłoś pomysł na rekord dla miasta lub gminy

Masz pomysł na rekord podczas dni miasta, święta gminy, festynu, jubileuszu, wydarzenia plenerowego albo lokalnej akcji społecznej?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić.

Najczęstsze pytania

Czy miasto lub gmina może zgłosić rekord Polski?

Tak. Rekord może zgłosić urząd miasta, urząd gminy, dom kultury, organizator wydarzenia lokalnego, szkoła, fundacja, stowarzyszenie albo partner współpracujący z samorządem.

Czy rekord można zrobić podczas dni miasta albo święta gminy?

Tak. To jedne z najlepszych okazji do przeprowadzenia próby rekordowej, ponieważ na miejscu są mieszkańcy, publiczność, organizatorzy i możliwość przygotowania dokumentacji.

Czy mieszkańcy mogą brać udział w próbie rekordowej?

Tak. W wielu rekordach lokalnych uczestnikami są mieszkańcy, uczniowie, organizacje, kluby, seniorzy, rodziny albo goście wydarzenia. Ważne jest ustalenie zasad udziału i sposobu potwierdzenia liczby uczestników.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby i pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy rekord lokalny może promować region?

Tak. Rekord może być powiązany z lokalną tradycją, produktem regionalnym, historią miejsca, wydarzeniem kulturalnym albo akcją promocyjną miasta lub gminy. Sama próba musi jednak pozostać mierzalna i możliwa do udokumentowania.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i cel wydarzenia.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.