Czym jest rekord promocyjny?

Rekord promocyjny to próba ustanowienia rekordu połączona z promocją marki, produktu, usługi, miejsca, wydarzenia albo kampanii społecznej.

Może dotyczyć liczby uczestników, liczby wykonanych działań, liczby przygotowanych elementów, skali wydarzenia, długości, wagi, czasu, dystansu albo innego wyniku, który da się jednoznacznie zmierzyć i udokumentować.

Dobry rekord promocyjny nie jest tylko atrakcją do zdjęcia. Powinien mieć jasny wynik, czytelne zasady i sensowny związek z marką lub kampanią.

Kiedy rekord promocyjny ma sens?

Rekord promocyjny sprawdza się wtedy, gdy firma lub organizator chce zrobić coś więcej niż standardowy event, konkurs albo post w mediach społecznościowych.

Może być częścią:

• premiery produktu,
• kampanii reklamowej,
• eventu firmowego,
• akcji PR,
• wydarzenia w galerii handlowej,
• targów lub konferencji,
• akcji samplingowej,
• kampanii społecznej,
• otwarcia sklepu, lokalu, salonu albo obiektu,
• jubileuszu marki,
• akcji CSR,
• wydarzenia z udziałem klientów, pracowników albo lokalnej społeczności.

Rekord promocyjny ma największy sens wtedy, gdy da się go łatwo opowiedzieć jednym zdaniem i pokazać na zdjęciach, wideo oraz materiałach prasowych.

Co może być rekordem promocyjnym?

Rekordem promocyjnym może być próba, którą da się policzyć, zmierzyć i udokumentować. Pomysł powinien pasować do marki, produktu, miejsca albo celu kampanii.

Przykładowe pomysły:

• największa liczba osób biorących udział w jednej aktywacji marki,
• największa liczba próbek rozdanych podczas wydarzenia,
• największa degustacja produktu,
• największa liczba osób wykonujących jedną czynność związaną z kampanią,
• największa instalacja promocyjna,
• największa mozaika z produktów marki,
• największa liczba podpisów, deklaracji lub zgłoszeń zebranych podczas akcji,
• największa liczba przygotowanych elementów w określonym czasie,
• największy produkt, eksponat, wypiek, opakowanie albo obiekt promocyjny,
• najdłuższa linia, łańcuch albo układ z produktów,
• największe wspólne zdjęcie klientów, pracowników albo uczestników wydarzenia.

To tylko przykłady. Każdy pomysł wymaga osobnej oceny, ponieważ rekord musi mieć jasne kryteria, sposób pomiaru i dokumentację.

Rekord promocyjny dla marki, firmy lub agencji

Ten typ rekordu dobrze sprawdza się przy działaniach, w których ważne jest zaangażowanie ludzi i łatwa komunikacja po wydarzeniu.

• Marka może połączyć rekord z premierą produktu, kampanią sprzedażową albo akcją wizerunkową.
• Firma może wykorzystać rekord podczas eventu, jubileuszu, akcji CSR albo wydarzenia dla pracowników.
• Agencja eventowa może przygotować rekord jako mocny punkt programu dla klienta.
• Agencja PR może wykorzystać rekord jako temat do komunikacji medialnej.
• Galeria handlowa, targi lub centrum eventowe mogą użyć rekordu do przyciągnięcia uczestników i najemców.

Najlepszy rekord promocyjny nie powinien wyglądać jak przypadkowa konkurencja. Powinien naturalnie wynikać z produktu, usługi, miejsca albo idei kampanii.

Jak wygląda procedura?

Proces zaczyna się od zgłoszenia pomysłu. Na początku wystarczy opisać, czego dotyczy kampania, kto jest organizatorem, gdzie odbędzie się próba i jaki wynik ma zostać osiągnięty.

Po otrzymaniu zgłoszenia analizujemy, czy pomysł może być próbą rekordową. Sprawdzamy, czy da się ustalić jasne zasady, sposób liczenia, pomiaru i dokumentację.

Jeżeli pomysł nadaje się do dalszych działań, ustalane są kryteria próby. Następnie organizator przeprowadza wydarzenie zgodnie z ustalonymi warunkami i przekazuje dokumentację do weryfikacji.

Po pozytywnej ocenie możliwe jest potwierdzenie rekordu i wydanie certyfikatu.

Jak dokumentuje się rekord promocyjny?

Dokumentacja zależy od rodzaju próby. Przy rekordach promocyjnych często trzeba potwierdzić liczbę uczestników, liczbę wykonanych działań, wagę, długość, czas, liczbę przygotowanych elementów albo inny konkretny wynik.

W zależności od próby potrzebne mogą być:

• zdjęcia z przebiegu wydarzenia,
• nagranie wideo,
• lista uczestników, jeżeli jest wymagana,
• protokół z próby,
• oświadczenia świadków,
• pomiar liczby, wagi, długości, czasu albo dystansu,
• dokumentacja miejsca wydarzenia,
• opis zasad akcji,
• materiały potwierdzające osiągnięty wynik,
• dokumentacja sposobu liczenia uczestników, produktów, elementów lub wykonanych czynności.

Najlepiej ustalić wymagania dokumentacyjne przed wydarzeniem. Dzięki temu organizator wie, co musi zebrać, a wynik nie opiera się na domysłach po fakcie.

Promocja a wiarygodność rekordu

Rekord promocyjny może wspierać komunikację marki, ale sama promocja nie może zastąpić rzetelnej próby. Do potwierdzenia rekordu potrzebny jest obiektywny wynik i dokumentacja.

Warto oddzielić hasło kampanii od kryterium rekordu. Hasło może być kreatywne i reklamowe, ale wynik powinien być konkretny, mierzalny i sprawdzalny.

Dzięki temu wydarzenie działa promocyjnie, ale nie traci wiarygodności.

Co otrzymuje organizator?

Po pozytywnej weryfikacji organizator może otrzymać:

• potwierdzenie ustanowienia rekordu promocyjnego,
• certyfikat rekordu Polski,
• wpis do bazy rekordów,
• opis próby do wykorzystania w komunikacji wydarzenia,
• możliwość informowania o ustanowieniu rekordu,
• dodatkowe certyfikaty dla uczestników, partnerów lub współorganizatorów, jeżeli zostaną przewidziane w ustalonym zakresie.

Certyfikat nie jest wydawany automatycznie po zgłoszeniu. Najpierw musi odbyć się próba i pozytywna weryfikacja dokumentacji.

Najczęstsze błędy przy rekordach promocyjnych

Najczęstszy problem pojawia się wtedy, gdy pomysł jest atrakcyjny marketingowo, ale nie ma jasnego kryterium rekordu. Efektowna akcja nie zawsze jest próbą rekordową.

Warto unikać:

• braku mierzalnego wyniku,
• zbyt ogólnego hasła akcji,
• nieprecyzyjnego liczenia uczestników lub produktów,
• braku dokumentacji zdjęciowej lub wideo,
• braku protokołu lub świadków,
• zmieniania zasad w trakcie próby,
• zgłaszania rekordu po wydarzeniu bez pełnych materiałów,
• pomysłów, których wyniku nie da się jednoznacznie sprawdzić.

Dobrze przygotowany rekord promocyjny nie musi być skomplikowany. Musi być jednak zaplanowany tak, żeby wynik można było później sprawdzić.

Ile kosztuje rekord promocyjny?

Koszt zależy od rodzaju rekordu, skali wydarzenia, liczby uczestników, sposobu weryfikacji, dokumentacji i zakresu obsługi.

Inaczej wygląda prosta akcja w jednym miejscu, a inaczej duża kampania z udziałem agencji, mediów, partnerów, klientów i wielu uczestników.

Po przesłaniu zgłoszenia można ocenić, jaki zakres działań będzie potrzebny i czy pomysł ma potencjał rekordowy.

Kto może zgłosić rekord promocyjny?

Rekord promocyjny może zgłosić:

• firma,
• marka,
• agencja eventowa,
• agencja PR,
• agencja reklamowa,
• centrum handlowe,
• organizator targów lub konferencji,
• restauracja, hotel albo lokal usługowy,
• producent lub dystrybutor produktu,
• fundacja lub stowarzyszenie prowadzące kampanię społeczną,
• miasto lub gmina promujące wydarzenie lokalne.

Próba może odbyć się w hali, centrum handlowym, sklepie, na rynku, podczas festynu, targów, konferencji, premiery produktu, eventu firmowego, kampanii społecznej albo innego wydarzenia dopasowanego do charakteru marki.

Zgłoś pomysł na rekord promocyjny

Masz pomysł na rekord związany z marką, produktem, premierą, eventem, kampanią albo akcją PR?

Wyślij zgłoszenie. Sprawdzimy, czy pomysł można przeprowadzić jako rekord Polski i jakie warunki trzeba spełnić, żeby wynik mógł zostać zweryfikowany.

Najczęstsze pytania

Czy rekord może być częścią kampanii reklamowej?

Tak. Rekord może być elementem kampanii reklamowej, akcji PR, premiery produktu, eventu firmowego albo wydarzenia dla klientów, pod warunkiem że próba ma mierzalny wynik i jasne zasady.

Czy agencja może zgłosić rekord w imieniu klienta?

Tak. Rekord może zgłosić agencja eventowa, PR lub reklamowa, jeżeli działa na rzecz organizatora lub marki i zna podstawowe założenia próby.

Czy rekord promocyjny może odbyć się w galerii handlowej?

Tak. Galeria handlowa, targi, centrum eventowe, sklep, rynek, hala albo przestrzeń plenerowa mogą być miejscem próby, jeżeli da się tam bezpiecznie przeprowadzić wydarzenie i zebrać dokumentację.

Czy certyfikat jest gwarantowany po zgłoszeniu?

Nie. Certyfikat może zostać wydany dopiero po przeprowadzeniu próby zgodnie z ustalonymi zasadami i po pozytywnej weryfikacji dokumentacji.

Czy samo hasło promocyjne wystarczy do potwierdzenia rekordu?

Nie. Hasło kampanii może pomóc w komunikacji, ale rekord musi mieć mierzalny wynik, jasne zasady i dokumentację pozwalającą sprawdzić przebieg próby.

Zacznij od zgłoszenia pomysłu

Nie trzeba mieć gotowego regulaminu próby. Na początku wystarczy opis pomysłu, cel kampanii, miejsce, termin, przewidywana liczba uczestników i planowany wynik.

Na tej podstawie można ocenić, czy próba ma sens i co trzeba przygotować dalej.